Les Instances

Ce sont pour l’instant les instances de l’Association. Celles de la « Coopérative » changent légèrement, dans la forme.

Démocratie
Une personne
=
Une voix

Le Conseil d’Administration (7 à 12 membres) élu par l’Assemblée Générale annuelle

Les Commissions permanentes : Achats, Local, Communication…

Les Groupes de Travail créés pour traiter une sujet donné

Tous les adhérents sont invités à participer au fonctionnement de la coop, en fonction de leurs envies, compétences, disponibilités, au sein des groupes de travail (achats, équipement, gestion des plannings …).

Tous votent pour les décisions importantes : une personne = une voix. Les décisions sont prises par consensus après de larges discussions ou sinon à la majorité.

Assemblées Générales Ordinaires

Elles sont convoquées sur demande du Conseil d’Administration ou d’au moins un tiers des adhérent·e·s, par le canal courant d’information des adhérent·es (et soutiens) au moins deux semaines avant sa tenue.
Les adhérent·e·s et soutiens peuvent y participer, seuls les adhérent·e·s à jour de cotisation ont le droit de vote.
Elles se tiennent sans quorum et ont pour but :

  • l’information mutuelle des adhérents,
  • l’organisation d’un débat sur les points de l’ordre du jour qui en requièrent un, et de sondages à chaud indicatifs pour éclairer les débats.
  • le vote à l’issue des débats. Dans le cas d’une décision prise par consensus, certains adhérents peuvent émettre une remarque marquant un point d’attention particulier ne justifiant pas pour autant une opposition à la position collective consensuelle : le texte de cette remarque est noté au relevé de conclusions dans la formulation exacte donnée par l’adhérent. Faute de consensus les décisions sont votées à la majorité simple, sauf certaines décisions explicitement définies au règlement intérieur qui requièrent une majorité qualifiée des 2/3.

Assemblées Générales Annuelles

En plus d’être une AG ordinaire, l’AG annuelle élit le Conseil d’Administration, chaque membre peut porter un pouvoir pour cette élection.

  • Un quorum de 20% des membres présent·e·s ou représenté·e·s est requis, s’il n’est pas atteint une nouvelle Assemblée Générale annuelle est convoquée et se réunit sans quorum et sans délai.

  • Afin de rendre praticable le déroulement de l’élection des membres du Conseil d’Administration, une ou plusieurs listes doivent se déclarer avant la convocation. Chaque liste doit fournir une profession de foi au moins trois semaines avant l’Assemblée Générale  annuelle de manière à ce que ces textes puissent être joints à la convocation par e-mail.

  • Pour chaque votant, jusqu’à 2 noms peuvent être rayés de la liste pour laquelle il vote et jusqu’à 2 noms peuvent être ajoutés. In fine la liste élue est celle qui a obtenu le plus de voix. Elle est composée des membres de la liste initiale, augmentée des noms ajoutés. De cette liste ceux qui ont eu le plus de voix sont élus (plus de détails dans la page « Bien vivre ensemble« ).

Assemblées Générales Extraordinaires

Elle peut être convoquée par le Conseil d’Administration ou sur demande d’au moins un tiers des adhérent·e·s à jour de leur cotisation, pour modifications des statuts ou dissolution.

  • Un quorum de 50% des membres présent·e·s ou représenté·e·s est requis, s’il n’est pas atteint une nouvelle AG extraordinaire est convoquée et se réunit sans quorum dans un délai de 8 jours. Chaque membre peut porter un pouvoir.

  • Les statuts peuvent être modifiés sur proposition du Conseil d’Administration et par vote majoritaire.

Conseil d'Administration

L’association est administrée par un Conseil d’Administration (CA) comportant de sept à douze adhérent·e·s à jour de cotisation élu·s lors de la dernière Assemblée Générale Annuelle. Ils sont élus pour 3 ans.

Le CA se réunit a minima une fois par trimestre, son ordre du jour ayant été diffusé quelques jours avant.

Tout·e adhérent·e peut demander par e-mail à être invité·e à une ou des séances du CA qui peut aussi inviter, selon son ordre du jour, toute personnalité externe, dont la présence est jugée bénéfique au débat.

Les votes sur les décisions s’y font par consensus : une décision y est adoptée sauf en cas d’opposition explicite formelle et motivée d’un·e votant·e (présent·e ou représenté·e par un mandat explicite). Ce n’est qu’en cas d’échec du mode consensuel qu’un vote majoritaire des 2/3 peut être organisé, ceci étant explicitement mentionné au relevé de décisions. Seuls les membres du CA peuvent voter.

Le Conseil d’Administration vote le Règlement Intérieur :

  • Chaque adhérent peut proposer au Conseil d’Administration des modifications du Règlement Intérieur.
  • Le Conseil d’Administration peut : a) soit directement voter ou refuser cette modification, b) soit la mettre à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale pour débat ou vote.

Les Commissions : elles sont permanentes, leur durée de vie n’est pas bornée.

Exemples non exhaustifs : la Commission Achats, la Commission Local, la Commission Planning (gestion des membres), la Commission Communication et Événements.

Elles sont définies en Conseil d’Administration.

  • Il y a toujours au moins un membre du Conseil d’Administration dans chaque commission afin que l’information circule vite et que le Conseil d’Administration ait toujours une vue d’ensemble de tous les problèmes qui peuvent se poser et puisse anticiper les solutions.

  • Tout adhérent souhaitant faire partie d’une commission peut le demander.

  • La Commission peut souhaiter que les nouveaux membres participent concrètement pendant un certain temps aux actions de terrain de la commission avant d’avoir une voix lors des votes.

  • En général la commission prend elle-même les décisions de son domaine : toutefois le représentant du Conseil d’Administration peut mettre une décision en attente s’il suspecte un problème global (par exemple de financement).

  • Les obligations de convocation / informations sont les mêmes que pour un Groupe de Travail.

Les Groupes de Travail : non permanents, créés pour un objectif particulier

Ils ont créés pour un objectif particulier et s’auto-dissolvent, soit à une échéance donnée, soit lorsque leur objectif est atteint. Par exemple :

  • Groupe de Travail pour l’événement « Fête de la Musique » ou « Marché Paysan de… ».
  • Groupe de Travail décidé en Assemblée Générale sur la proposition « Partage d’approvisionnement avec les cantines de la ville de… ».

Plusieurs adhérents peuvent former un « Groupe de Travail » sur n’importe quel sujet et de leur propre initiative. Ils ont les obligations suivantes :

  • déclarer le groupe et son objet auprès du Conseil d’Administration afin que le groupe soit connu publiquement sur le site Web (partie « adhérent ») et ses membres répertoriés sur une liste de diffusion de mails ;
  • les réunions avec un ordre du jour sont annoncées par la liste de diffusion du groupe ;
  • les relevés de conclusions sont disponibles sur un moyen électronique (ardoise, fichier partagé) ;
  • les groupes sont ouverts : n’importe qui peut se faire inscrire dans le groupe.
  • les décisions / options sont tranchées par unanimité, consensus ou à défaut majorité des 2/3 ;
  • chaque réunion peut établir un court « communiqué » à faire paraître dans les prochaines « Nouvelles » de l’association.